仕事/考え方

FAXで紙を節約するPCFAX無料 《個人事業主向け》

最近では、LINEやSNSを利用している営業マンの方も多くなってきてる世の中

どうしても、送れないのが個人情報の載った書類。セキュリティー面で弱いので今でもFAXは欠かせない存在です。

紙を使う量も大きくなり、書類を見落としてしまう事もチラホラ…

こんな悩みを解決してくれるのがBrotherの【PCFAX】です。

具体的に出来る事
紙使わずに、パソコンでFAXが受信できます。フォルダで管理できるのですごく便利、もちろん送信もパソコンからで操作可能で、Googleのリモートデスクトップを利用したら外出先でもFAXを確認できますよヾ(≧▽≦)ノ

すごく便利な機能です。(Windowsのみ)

本記事の内容

  • パソコンで送受信ができる
  • フォルダーで管理できる
  • 外出先からFAXを確認できる(無料)

以上になります。簡単に説明していきますので、忙しい中で行う事務処理を楽にしましょう!!

パソコンで送受信ができる

今回紹介させていただくのはbrotherのプリンタに付いている機能【PCFAX】です。

プリンタとパソコンを接続するだけで使用できます。PCFAXが付いている製品はこちらで確認してください。

最近ではスマホでも可能になっていますがオススメはPCFAXです。

簡単に言うと FAXが受信したデータをパソコンに転送して、モニターで確認ができるという事です。

パソコンで受信できるという事は、パソコンからデータを選んで任意の相手に送る事もできます。

受信

PCFAXのフォルダーに転送されるので何もしなくても大丈夫です。

既読機能もありまして、アイコンが青だと未読 緑だと既読というふうに一目でわかるようになっています

送信

慣れるまで、少し時間がかかりますがやり方としてはファイルなどを印刷する過程でプリンタ選びにPCFAXを選択するだけでできます。エクセルなどの書類も範囲印刷で送りたい所だけ選んで送信する事もできます。

注意 プリンタのデータは共有されないのでパソコン側に番号などを入れる必要があります。

ここまでの作業でいっさい紙を使う事はありません!!ヾ(≧▽≦)ノ紙詰まりも心配しなくてもいいし、買い忘れも気にならなくなります。

見るだけ機能やデータ保存できるプリンターはありますが、パソコンに取り入れて確認する作業はめんどくさいですよね?

それが勝手にしてくれるのが【PCFAX】なんです。

フォルダー管理できる

受信したFAXを管理するのは大変です。もちろん整理するのも…(。-`ω-)

わたし自身もこの事がネックでPCFAXを使うようになりました。パソコンで受信したデータはフォルダーに入るので簡単に整理できます。

受信したデータごとに日付や時間なども記載されているので凄くたすかります。

管理の方法

PCFAXのフォルダーから任意のフォルダーに移動できます。私の場合だと

  • 未読フォルダー(PCFAXフォルダー)
  • 見積もりフォルダー
  • 工事フォルダー
  • 連絡事項フォルダー
  • 顧客情報フォルダー

などたくさん使い分けて管理しています。万が一にそなえてUSBメモリーにバックアップもしています。

ポイント

ファイル名に顧客名や情報などをいれておくと、フォルダー内の検索で簡単に見つける事ができます。

書類を管理するの棚も必要ありません。

 

外出先からFAXを確認できる(無料)

この機能を使うにはGoogleが提供しているリモートデスクトップをつかう必要があります。スマホで自宅のパソコンを遠隔できる便利な機能です。詳しくはGoogleリモートデスクトップで検索してください。

こんな方にオススメ外出先でFAXを確認する必要がある人

電話などで急ぎで確認する時に(FAXがきているかどうか、内容など)すごく便利です。一部で危険性なども言われていますが6年ぐらい使用していますが問題は起こっていません。

まとめ

  • PCFAXでエコに貢献できる(紙の無駄遣い)
  • パソコンで管理できるので便利
  • 外出先でも無料でFAXが確認できる。
  • Windowsのみ対応しています

無料でできるという事が一番おおきですねヾ(≧▽≦)ノ

苦労したのはリモートデスクトップぐらいです(ネットで接続の仕方がありますので)毎日FAXを使っている方にはとても重宝する機能ですね。

 

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